Receptionistens

Ultimative guide til at modtage kunder

Telefonen ringer i ét væk, kunderne vælter ind i receptionen og samtidig skal du tage imod fire pakker fra Posten.

Lyder det bekendt?

Selvom du sikkert klarer den slags dage med et smil, ville det så ikke være rarere, hvis du havde bedre tid til at tage dig af kunderne?

Receptionen er hjertet til resten af virksomheden

95% af små og mellemstore virksomheder fortæller i en ny undersøgelse, at deres kunder finder vej til dem gennem anbefalinger fra tidligere kunder. Så der er ingen tvivl om, at god kundeservice er afgørende. Som frontmedarbejder er du centralnervesystemet for kommunikationen med kunder, kollegaer og gæster – hvad enten det er face to face, via telefon eller mail.

Får I det maksimale ud af jeres kundemodtagelse?

Men mange virksomheder har ikke defineret, hvordan de ønsker at modtage kunder, hvorfor det langt hen af vejen er op til hver medarbejders personlige kompetencer. Det er en opgave de fleste receptionister er vant til at løse med bravour, men mange efterlyser også redskaber til sparring. Med vores guide kommer I hele vejen rundt om kundemodtagelsen og de forskellige områder, der er vigtige at have på plads, så I får det maksimale ud af hvert enkelt kundebesøg. 

God service og en varm velkomst er afgørende for loyale kunder

70% af dine købsoplevelser er baseret på, hvordan du føler du bliver behandlet, ifølge en rapport fra McKinsey. Kig op, smil, byd på en kop kaffe og spørg til ve og vel. Djævlen ligger i detaljen. Over 80% af kaffedrikkende danskerne husker, om den kaffe de fik serveret sidst de besøgte en virksomhed, var god eller dårlig.

Personlige kompetencer er afgørende

Det kræver overskud, godt humør og et særligt service-gen at styre en reception. Men selvom de personlige kompetencer er vigtige, er det lige så afgørende, at der er klare retningslinjer fra ledelsen om, hvordan I modtager kunder. Kun sådan får I det optimale ud af kundemodtagelsen ved hvert eneste møde.

Et skridt længere væk fra glemmebogen og tættere på hjertet

Hvor mange virksomheder besøger jeres kunder om måneden, om ugen? Hvor mange kan de mon huske efter et år, og hvor mange vender de tilbage til?

Når I har afstemt hvilke værdier, I gerne vil huskes for og har defineret, hvad der er særligt god kundeservice hos jer, kan I langt bedre yde den exceptionelle service, der gør, at I skiller jer ud fra første møde og er ét skridt tættere på kundens hjerte.

Brug disse fire områder til en diskussion af, hvordan I kan modtage kunderne endnu bedre og få mere ud af hvert enkelt møde.

Modtagelse

Modtagelse af kunder er vigtig. Kig op, søg øjenkontakt, tilbyd en kop kaffe og smil. Kunder skal mærke, at de er værdifulde og velkomne.

 

Ansvar

Ansvar betyder, at både ledelse og medarbejdere er bevidste om det ansvar, de har for at modtage kunder. Som receptionist er du virksomhedens ansigt udadtil. 

Kompetencer

Kompetencer betyder, at medarbejderne har de personlige egenskaber, professionelle kompetencer og nødvendige redskaber til at modtage kunder og gæster. Det er vigtigt at kunne 'aflæse' kundernes behov og kommunikere klart og tydeligt. Kompetencerne skal understøtte det fælles mål. 

Værdier

Har I fastsat jeres værdier, og hvordan de afspejles i den måde, I modtager kunder, kollegaer og gæster på? At få fastsat de fælles værdier er med til at forstærke indtrykket af jeres virksomhed, så kunderne vender tilbage gang efter gang.

Hos JDE Professional er vi Danmarks førende leverandør af kaffeløsninger til arbejdspladser. God kaffe og te er guld værd, og det er utroligt, hvad der kan ske over en kop kaffe. Vi hjælper med at finde den rette kaffeløsning til jer - det gælder både valg af kaffemaskine til den rette kaffe og te. 

Mere om JDE